De verschillen tussen elektronische handtekening en digitale handtekening
De digitale ondertekening kent veel voordelen ten opzichte van de handgeschreven ondertekening uit het verleden. Het gaat papierverspilling tegen, is goedkoper en werkt bovendien een stuk sneller en efficiënter. Ten onrechte wordt nogal eens gedacht dat digitaal ondertekenen hetzelfde is als een elektronische handtekening. Beide vormen van ondertekenen kennen echter hun eigen specifieke kenmerken met betrekking tot veiligheid en betrouwbaarheid.
Verschillende handtekeningen volgens eIDAS-verordening
Vanuit de Europese wetgeving is de eIDAS-verordening in het leven geroepen om het vertrouwen in het elektronisch verkeer tussen overheden, bedrijven en burgers binnen Europa te vergroten. De afkorting eIDAS staat voor: Electronic Identities and Trust Services en stelt eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
- normale digitale handtekeningen
- geavanceerde handtekeningen
- gekwalificeerde handtekeningen
Normale digitale handtekening
Een elektronische of normale digitale ondertekening wordt weliswaar geverifieerd, maar kent verder een laag bewijs als het gaat om:
- identiteit
- authenticiteit
- beveiliging
- integriteit
Het is niet meer dan een afbeelding van een “natte handtekening”. De lage bewijslast maakt deze manier van ondertekenen dan ook ongeschikt voor het juridisch werkveld, omdat het eenvoudig kan worden vervalst. Je kunt bij een elektronische handtekening ook niet bewijzen dat de ondertekenaar is wie hij of zij zegt te zijn en er is geen garantie op een veilige verzending van het document. Een document dat op deze manier is ondertekend, kent bovendien geen bescherming van de documentinhoud. Het is juridisch niet bindend, omdat het document niet aan de handtekening kan worden gekoppeld.
Voorbeelden meest simpele elektronische ondertekening
Wanneer je kiest voor deze elektronische manier van ondertekenen, gebeurt dat in veel gevallen op een vrij eenvoudige manier door:
- het aanvinken van een aangegeven vakje voor verificatie
- het scannen van een handgeschreven handtekening
- je naam in te typen onderaan een e-mail
Elektronische bevestiging
Bij het tekenen van arbeidsovereenkomsten, facturen en zakelijke contracten wordt in verreweg de meeste gevallen gebruikgemaakt van de elektronische handtekening. In dit soort situaties bestaat vooral behoefte aan een elektronische bevestiging van het document dat is verstuurd. Ten opzichte van de digitale handtekening kent het nogal wat nadelen, met name op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid. Doordat er geen beveiliging wordt toegepast, kan niet met zekerheid worden gezegd dat de ondertekenaar ook daadwerkelijk de persoon is die is aangeschreven. Aangezien bij dit type documenten geen beveiliging wordt toegepast, kan het document in verkeerde handen vallen en ongewild worden gewijzigd.
Geavanceerde handtekening
Een tussenvorm van elektronisch ondertekenen, is de geavanceerde handtekening. Wiskundige algoritmen worden hierbij ingezet via een unieke “hash-code” die aan de ondertekening wordt gekoppeld. Deze code geeft je de mogelijkheid om de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen, maar ook het tijdstip waarop het document is getekend. Wijzigen van het document is niet mogelijk en dat maakt vervalsen zo goed als onmogelijk. Een stap in de goede richting, maar bij deze vorm ontbreekt nog wel een certificaat.
Gekwalificeerde digitale handtekening
In het juridisch werkveld wordt volop gewerkt met persoonlijke gegevens en privé-informatie. Dit vraagt om een hoge mate van betrouwbaarheid en veiligheid en dat kan een gekwalificeerde handtekening jou bieden. Bij deze vorm van ondertekening profiteer je van alle voordelen van de geavanceerde handtekening, maar wordt bovendien de handtekening gecontroleerd en beveiligd door middel van een certificaat. Dit certificaat wordt door een ACM (Autoriteit Consument en Markt) erkende certificatiedienstverlener uitgegeven.
Het biedt jouw document het hoogst haalbare waar het gaat om:
- veiligheid
- betrouwbaarheid
- rechtsgeldigheid
Deze hoge mate van veiligheid maakt het juridisch bindend en de gekwalificeerde digitale ondertekening wordt vereist tijdens jouw werkzaamheden als advocaat of jurist. De kleinste lettertjes kunnen immers een groot verschil maken en verregaande gevolgen hebben.
Voordelen digitaal handtekening
Je wilt je cliënten veiligheid en rechtsgeldigheid volgens de wettelijke eisen kunnen bieden, als jij ze bijstaat. Met een digitale handtekening kun jij vertrouwen op vele voordelen:
- bewijs van de identiteit van de ondertekenaar
- bescherming van de gegevensintegriteit van documenten
- onweerlegbaarheid van de getekende stukken
- een groot gevoel van veiligheid
- rechtsgeldigheid van de documenten
Voor deze hoogwaardige manier van digitaal ondertekenen heb je geen specifieke software nodig. Zowel Microsoft Office, als Adobe Reader ondersteunen deze hoogwaardige manier van ondertekenen en bieden jou de kans om de controle uit te voeren.
Hoe werkt digitale ondertekening?
Na het digitaal ondertekenen wordt de identiteit van de gebruiker geverifieerd. Ter controle open je het getekende document in Adobe Reader. Staat er een vinkje naast de handtekening van de persoon die ondertekend heeft? In dat geval kan het document als integer worden beschouwd en is de handtekening authentiek. Zie je geen vinkje, maar een gele driehoek of zelfs rode cirkel? Dit geeft aan dat de handtekening ongeldig is of dat er sprake is van een probleem.
Gemakkelijk digitaal ondertekenen implementeren
Gebruikmaken van deze vorm van ondertekenen kan overal ter wereld en vanaf elk apparaat. Het in gebruik nemen gaat als volgt:
- upload je bestand in Word of Excel
- maak het contract verzendklaar
- maak zelf een account aan en identificeer jezelf
Er zijn meerdere authenticiteitskenmerken nodig om te kunnen ondertekenen. Via protocollen en de allerhoogste standaarden worden de documenten gevalideerd en getraceerd. Gebruik de software van Scribflow en je kunt gebruik maken van vele functies voor jouw documenten:
- ondertekenen
- verzenden
- beheren
- volgen
Wat is het digitaal onderteken service van Scribflow
Met het gebruik van de software van Scribflow is het digitaal ondertekenen van documenten overal ter wereld mogelijk en ook nog eens op alle apparaten. Je hebt met Scribflow onder andere de volgende mogelijkheden:
- bepalen van de volgorde van ondertekenen
- uitbreiden van de workflow
- face-to-face ondertekening
- lokaliseren en beheer
- app-integratie
Scribflow is eenvoudig in gebruik te nemen en bekijk hier video’s hoe Scribflow werkt. Kies bij de volgorde van ondertekenen voor opeenvolgende, parallelle of een gemengde documentendistributie. Breid naar wens je workflow uit met kijkers voor het goedkeuren van het document. Voeg naar eigen wens ondertekenaars toe om het document als groep te bekijken of te ondertekenen. Zorg voor een getuige bij een face-to-face ondertekening en maak gebruik van de tweefactor authenticatie. Met de optie tot lokaliseren en beheren, heb je te allen tijde inzichtelijk in welk stadium van het ondertekenproces het document zich bevindt. Zorg ook dat jij je systeem integreert met API’s van Scribflow en maak zo snel en eenvoudig verbinding.
Conclusie
Met een gekwalificeerde digitale handtekening voldoe je aan de hoogste eisen en zijn jouw documenten gedurende het gehele proces van verzending fraudebestendig, beveiligd en verzegeld met een tijdstempel die wordt toegepast door een betrouwbare tijdstempelautoriteit (TSA). Het certificaat dat je krijgt bij een gekwalificeerde digitale handtekening is hierbij de kers op de taart.